W listopadzie 2009 r., podczas targów MAPIC (Cannes, Francja), PRCH zainspirowała grupę Najemców szukających dialogu z Wynajmującymi do rozpoczęcia warsztatów pod nazwą PRCH Retailers Club. Uczestnicy warsztatów postawili sobie za cel stworzenie klimatu sprzyjającego prowadzeniu merytorycznej dyskusji wśród wszystkich graczy na rynku oraz wypracowanie zbioru „Dobrych Praktyk”. Powyższe założenia realizowane są poprzez działania mające na celu wymianę wiedzy, doświadczeń i kontaktów, wsparcie działań promocyjnych, a także szkolenia. Kodeks będzie dotykał wyłącznie obszarów „pozaczynszowych” i opierał się na wypracowaniu procedur transparentności i komunikacji.

PRCH, na prośbę obu stron zaniepokojonych coraz częstszym pojawianiem się w mediach relacji prasowych pokazujących centra handlowe w niekorzystnym świetle, aktywnie włączyła się do dyskusji na temat przyszłości relacji między Najemcami i Wynajmującymi.

Pierwsze spotkanie PRCH Retailers Club miało miejsce w grudniu 2009 r. Kolejne wielogodzinne sesje odbywały się raz w miesiącu. Łącznie w spotkaniach PRCH Retailers Club uczestniczyło ok. 100 sieci handlowych.

Uczestnicy klubu wyłonili cztery grupy zadaniowe, które opracowały w ciągu 6 miesięcy projekt zapisów dotyczących:
• kosztów wspólnych: definicje, składniki, procedury transparentności
• marketingu centrów handlowych: pozycjonowanie centrum, procedury komunikacji z zarządcą
• opłat przedotwarciowych
• umowy najmu

Wypracowany przez uczestników PRCH Retailers Club materiał został zaprezentowany w czerwcu analogicznej grupie zadaniowej skupionej wokół PRCH Investors Club.

W okresie wakacyjnym, od czerwca do końca sierpnia 2010 r., propozycje przygotowane przez Najemców zostały przeanalizowane przez Wynajmujących, którzy pozytywnie ocenili ich inicjatywę, zwłaszcza w zakresie materiału dotyczącego kosztów wspólnych i marketingu. Pozostałe opracowania odnośnie umowy najmu i kosztów przedotwarciowych wymagają przeprowadzenia dalszych konsultacji, rozmów i warsztatów między Najemcami i Wynajmującymi.

Mimo okresu wakacyjnego, spotkania PRCH Investors Club odbywały się raz w tygodniu tak, aby do końca września powstał dokument, który uwzględni interesy zarówno Najemców jak i Wynajmujących. Tak intensywne prace nad materiałem dowodzą jak ważny dla branży będzie PRCH Best Practice Manual i jak istotne znaczenie dla obu stron ma wprowadzenie zasad opartych na dialogu, transparentności i stałej komunikacji.

Istotnym przełomem w pracach nad „Kodeksem Dobrych Praktyk PRCH” było przedstawienie Inwestorom pozyskanych przez PRCH analogicznych opracowań przygotowanych przez członków Brytyjskiej Rady Centrów Handlowych. Lektura i analiza brytyjskiego dokumentu wzmocniła przeświadczenie liderów firm wynajmujących o konieczności wprowadzenia instrumentu, który wyeliminuje z życia publicznego spekulacje na temat działań zmniejszających zaufanie Najemców do Wynajmujących.

Polska Rada Centrów Handlowych jest przekonana, że problemy Zarządcy z Najemcami wynikają przede wszystkim z braku dialogu. Obie grupy dobrze wiedzą, że centrum handlowe to obiekt, którego sukces zależy od synergii i współpracy wszystkich stron. Niezwykle istotne jest więc, aby odbywały się spotkania grup roboczych oraz kontakty indywidualne, które pomogą wypracować wspólną strategię działań i rozwiązać bieżące problemy.

Rolą PRCH jest ułatwienie dialogu między najemcą i wynajmującym oraz wsparcie merytoryczne procesu tworzenia propozycji i rozwiązań. Stwarzamy klimat sprzyjający prowadzeniu dyskusji merytorycznych między wszystkimi graczami rynku, chociażby w trakcie organizowanych szkoleń, śniadań biznesowych i business mixerów.

Polski rynek centrów handlowych istnieje od ponad 10 lat. W tym okresie powstało wiele centrów, które różnią się między sobą nie tylko lokalizacją, architekturą, wykończeniem wnętrz, ale również obrotami i stylem zarządzania. Poszczególni zarządcy posiadają w swoim portfolio centra o różnej kondycji finansowej, należy jednak pamiętać, że we wszystkich przypadkach prawidłowe funkcjonowanie centrum handlowego zależy od wspólnych działań, co oznacza nie tylko obowiązki ze strony zarządcy, ale również aktywność ze strony najemców. Niezwykle ważne jest chociażby koordynowanie działań marketingowych obu stron i wzajemne informowanie się na temat realizowanych działań. Konieczna jest zatem czytelna i spójna strategia marketingowa nie tylko centrum handlowego, ale także sklepu czy sieci, związana z kreowaniem marki, pozycjonowaniem, polityką budowania relacji z klientami, promocjami oraz akcjami prosprzedażowymi. W budowaniu pozycji danego centrum liczy się nie tylko siła marki danego centrum, ale i siła marki marek sklepów. Jeżeli wszystkie podmioty działające w obrębie danego centrum angażują się w wypracowanie wspólnych rozwiązań – centrum funkcjonuje prawidłowo.